מדיניות הפרטיות של אפליקציית VaadOS

מדיניות זו מסבירה איזה מידע אישי נאסף ומעובד בשירות VaadOS (אפליקציית המובייל לדיירים ולוועדי בית, ואתר הניהול app.vaados.io לחברות ניהול; יחד: ״השירות״): למה, מי רואה אותו, איפה הוא נשמר ולכמה זמן, ואילו זכויות יש לכם. המדיניות נכתבה בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981, ולתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017. מדיניות הפרטיות של אתר השיווק vaados.io נמצאת כאן.

1. מי אחראי על המידע

השירות משמש את ועד הבית (ובבניינים מנוהלים, את חברת הניהול) לניהול הבניין. המידע על הבניין, הדירות, הדיירים, התשלומים וקריאות השירות שייך לוועד הבית או לחברת הניהול, והם שקובעים מה נרשם עליכם. VaadOS מעבדת את המידע הזה עבורם, לפי הוראותיהם ולצורך מתן השירות בלבד.

לגבי חשבון המשתמש שלכם (פרטי ההתחברות, הפרופיל והגדרות ההתראות), VaadOS אחראית על המידע ישירות.

2. איזה מידע נאסף

חשבון ופרופיל

• שם פרטי ושם משפחה, כתובת דוא״ל, מספר טלפון;
• סיסמה: נשמרת אצל ספק ההזדהות בצורה מוצפנת (hash) ואינה גלויה לנו;
• התפקיד שלכם בשירות (דייר, חבר ועד, מנהל תיק) והבניין והדירה שאליהם אתם משויכים;
• העדפות התראות (כולל השתקה) ומזהה המכשיר לשליחת התראות (push token).

פרטי הדירה והמשפחה, כפי שהוועד רשם או שמסרתם בהרשמה:

• מספר דירה וקומה, בעלים או שוכר, מספר חדרים ושטח;
• חניות ומחסן, מספרי רכב;
• פרטים נוספים שבחרתם למסור: טלפון נוסף, מספר בני הבית, חיות מחמד, איש קשר לחירום והערות.

מידע כספי

• דמי הוועד של הדירה, תשלומים שהוועד רשם (סכום, תאריך, אמצעי תשלום, החודשים שהתשלום מכסה), חוב פתוח ומחיקות חוב, וקבלות שהופקו;
• אנחנו לא אוספים פרטי כרטיס אשראי או חשבון בנק. התשלום עצמו מתבצע מחוץ לשירות (בביט, בפייבוקס או בהעברה בנקאית ישירות לחשבון הוועד), ו-VaadOS אינה מחזיקה בכסף.

פעילות בשירות

• קריאות שירות: תיאור, קטגוריה, מיקום ותמונה אם צירפתם;
• חשבוניות שחברי הוועד מצרפים להוצאות (צילום, קובץ PDF או קישור);
• הזמנות של מתקנים משותפים ורישום כניסות אליהם;
• הצבעות בסקרים (ההצבעה נשמרת לפי הדירה);
• יומן פעילות של הבניין (למשל ״נוספה דירה״, ״נרשם תשלום״) שהוועד רואה;
• קישורי הזמנה: שם וטלפון של המוזמן, כפי שהוועד רשם.
• קבצים שצוות VaadOS או חברת הניהול של הבניין מייבאים (רשימת דירות ודיירים, היסטוריית תשלומים, דף חשבון בנק או טבלת הכנסות והוצאות): הנתונים נרשמים בבניין רק אחרי בדיקה ואישור בתצוגה המקדימה.

מידע טכני

• יומן כניסות לצורכי אבטחה: כניסה ויציאה, ניסיונות כניסה שנכשלו (כולל כתובת הדוא״ל שהוזנה וסיבת הכישלון), בקשות לקוד כניסה, איפוס סיסמה ומחיקת חשבון, עם זמן, כתובת IP וסוג המכשיר. היומן גלוי רק לצוות VaadOS.
• באתר הניהול: בדיקות אבטחה אוטומטיות (Cloudflare Turnstile ו-reCAPTCHA Enterprise) שמעבדות נתוני דפדפן כדי לזהות תנועה אוטומטית, ורישומי שרת (כתובת IP, זמן, כתובת הבקשה) לצורכי אבטחה.
• דוחות קריסה ושגיאות מהאפליקציה ומאתר הניהול: סוג השגיאה, המסך שבו קרתה, דגם המכשיר, מערכת ההפעלה וגרסת האפליקציה, בלי שם, דוא״ל או תוכן אישי, כדי לאתר ולתקן תקלות.
• אנחנו לא משתמשים בפרסומות ולא במזהי פרסום, ולא מוכרים מידע. אם נוסיף מדידת שימוש (אנליטיקה) לשיפור השירות, נעדכן את המדיניות לפני כן.

3. למה אנחנו משתמשים במידע

• כדי לאפשר לוועד לנהל את הבניין: גבייה, הוצאות, דוחות, תחזוקה, הודעות, סקרים והזמנת מתקנים;
• כדי להציג לכם את היתרה, התשלומים והקבלות שלכם, ולאפשר לכם לפתוח קריאות שירות;
• כדי לשלוח התראות (הודעות הוועד, תזכורות, עדכונים על קריאות);
• לאבטחת השירות, למניעת שימוש לרעה ולתמיכה כשתפנו אלינו;
• כדי לעמוד בחובות לפי דין.

4. מי רואה את המידע

• ועד הבית של הבניין שלכם רואה את פרטי הדירות, התשלומים, קריאות השירות, ההצבעות לפי דירה ויומן הפעילות.
• חברת הניהול, בבניין שמנוהל על ידי חברה, רואה את נתוני הבניין לצורך הניהול.
• דיירים אחרים לא רואים את הפרטים האישיים או הכספיים שלכם. הם רואים מידע כללי על הבניין: הודעות, סיכומי סקרים, ונתונים כספיים ותחזוקתיים מצרפיים במסך השקיפות.
• VaadOS ניגשת למידע רק לצורך תפעול, תמיכה ואבטחה של השירות.

5. ספקים שמעבדים מידע עבורנו

• Google Cloud / Firebase: הזדהות, מסד הנתונים, אחסון קבצים (תמונות, קבלות וחשבוניות), פונקציות שרת וגיבויים. המידע נשמר באזור me-west1 (תל אביב, ישראל).
• Expo: שליחת התראות push למכשירים: מזהה המכשיר, כותרת ותוכן ההתראה.
• Cloudflare: הגנה והעברה של התעבורה לאתר הניהול, ובדיקת Turnstile. Hetzner(גרמניה): השרת שמריץ את אתר הניהול; הוא אינו שומר את נתוני הבניין, מלבד רישומי שרת.
• Google reCAPTCHA Enterprise: אימות שהבקשות לאתר הניהול מגיעות מהאתר האמיתי.
• Google Vertex AI (Gemini), באותו חשבון Google Cloud: בייבוא קובץ, כשהמערכת לא מזהה עמודה או קטגוריית הוצאה, נשלחים כותרות העמודות ושלוש שורות לדוגמה מוסוות (כל אות וספרה מוחלפות בסימן, כך ששמות וטלפונים לא נשלחים), ותיאורי שורות ההוצאה בלי מספרים, כדי לקבל הצעה. ההצעה מוצגת לבדיקה לפני השמירה. בנוסף, רק כשמשתמש מבקש זאת בלחיצה: תרגום של הודעת ועד או של קריאת שירות (נשלחים הכותרת והטקסט שלה; התרגום נשמר כדי שלא יתורגם שוב); קריאת מסמך מתיק הבניין בידי הוועד (חוזה, פוליסה או חשבון — הקובץ עצמו נשלח, והסיכום נשמר על המסמך); ועוזר ה־AI של הוועד (נשלחים שאלת חבר הוועד וסיכום נתוני הבניין לפי מספרי דירות — יתרות, חובות, הוצאות, קריאות שירות, תחזוקה ומסמכים — בלי שמות, טלפונים או כתובות מייל של דיירים; השיחה נשמרת רק במכשיר). Google אינה משתמשת במידע הזה לאימון מודלים. העיבוד נעשה באזור האיחוד האירופי (europe-west4, הולנד).
• Sentry (אזור האיחוד האירופי, גרמניה): דוחות קריסה ושגיאות, בלי פרטים מזהים.

חלק מהספקים עשויים לעבד מידע מחוץ לישראל, בהתאם לתקנות העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה. תזכורות תשלום בוואטסאפ נשלחות מהוואטסאפ של חבר הוועד עצמו ולא דרך VaadOS, ולכן כפופות למדיניות של WhatsApp.

6. כמה זמן המידע נשמר

• פרטי החשבון והפרופיל: עד שתמחקו את החשבון;
• רישומי הבניין (תשלומים, קבלות, קריאות שירות, יומן פעילות): כל עוד הבניין משתמש בשירות, או כפי שהוועד קובע, בהתאם לחובות שמירת מסמכים;
• גיבויים: עד 14 שבועות, ואז נמחקים אוטומטית;
• יומן הכניסות: 90 יום, ואז נמחק אוטומטית;
• קובץ מקורי שיובא: 30 יום (כדי שאפשר יהיה לבטל את הייבוא), ואז נמחק אוטומטית;
• רישומי שרת ואבטחה: לתקופה מוגבלת לצורכי אבטחה.

7. אבטחת מידע

כל התקשורת מוצפנת (HTTPS/TLS), והמידע מוצפן גם באחסון. הגישה למידע מוגבלת לפי תפקיד: כללי הרשאה בשרת מבטיחים שדייר רואה רק את המידע שלו ושוועד רואה רק את הבניין שלו. קבצים (תמונות, קבלות וחשבוניות) זמינים רק למי שמורשה לראות אותם. אנחנו מגבילים קצב בקשות, מפעילים בדיקות נגד תנועה אוטומטית ומגבים את המידע באופן קבוע. אף מערכת אינה חסינה לחלוטין; אם יתרחש אירוע אבטחה שנוגע למידע שלכם, נפעל ונדווח כנדרש בדין.

8. הזכויות שלכם

• עיון ותיקון: את פרטי הפרופיל אפשר לעדכן באפליקציה. לעיון במידע נוסף או לתיקונו פנו לוועד הבית או אלינו.
• מחיקה: אפשר למחוק את החשבון מהאפליקציה בכל עת. מה נמחק ומה נשמר אצל הוועד מוסבר בעמוד מחיקת החשבון.
• התראות: אפשר להשתיק התראות בפרופיל. התראות שהוועד מסמן כדחופות יגיעו גם בהשתקה.

לבקשות בנוגע למידע שהוועד או חברת הניהול רשמו, פנו אליהם ישירות. אם תפנו אלינו, נעביר את הבקשה אליהם.

9. קטינים

השירות מיועד לבעלי דירות, לשוכרים ולחברי ועד בגירים. אין לפתוח חשבון למי שטרם מלאו לו 18 שנים.

10. שינויים במדיניות

אם נשנה את המדיניות באופן מהותי, נודיע על כך באפליקציה או בדוא״ל לפני שהשינוי ייכנס לתוקף. התאריך בראש העמוד מציין את העדכון האחרון.

11. יצירת קשר

שאלות, בקשות ותלונות בנוגע לפרטיות: [email protected]. אפשר גם לפנות לרשות להגנת הפרטיות.